Jak rozdzielać zadania?

Rozdziela i bierze najwięcej!

Z czym Ci się kojarzą stanowiska jak: team leader, koordynator, dyrektor czy kierownik? Nie raz słyszę, że np. „Dyrektor to tylko siedzi, rozkazuje innym i bierze za to wszystko najwięcej kasy” – kolejny życiowy stereotyp. Czy kiedykolwiek zastanawialiśmy się jak duża odpowiedzialność czuwa na takiej osobie jak Dyrektor czy team leader? Niech nie przemawia przez Ciebie zazdrość, że „On ma więcej!” – tak, ma. Jednak jego obowiązki są…nieco inne. Osoba na stanowisku kierowniczym musi umieć delegować zadania – ktoś powie: co w tym trudnego? Za każdą decyzją takiej osoby idą określone zdarzenia, konsekwencje, za które bierze pełną odpowiedzialność. Oczywiście nie zawsze osoba, która zarządza ma do tego odpowiednie kompetencje, uczciwie zdobyła to stanowisko czy wie o co chodzi – jednak osoby, które umiejętnie kierują ludźmi nie mają łatwego zadania.

 

Dzielenie się odpowiedzialnością z podwładnymi jest istotnym czynnikiem decydującym o wzroście i rozwoju firmy

Magazyn „Coaching” NR 1 / 2017

Dobry team leader musi posiadać odpowiedni wachlarz kompetencji do tego by móc dobrze zarządzać podległym zespołem – co bezpośrednio przekłada się na jego efektywność oraz wynik grupy. Umiejętność rozdzielania zadań uważam za jedną z kluczowych. Dzięki dobrej decyzji i zaufaniu można oszczędzić sporo czasu (przy dużych projektach np. finansowych czas ma duże znaczenie i bezpośrednio wpływa na customer experience) oraz daje możliwość rozwoju danego pracownika. Spójrzmy najpierw czym jest proces delegacji zadań. Dla przeciętnego Kowalskiego proces ten ogranicza się do tego, że mówi się podwładnemu co ma robić. Zgodzę się jednak to nie wszystko. Ważnym elementem, o którym często się zapomina jest przyznanie odpowiedniego zakresu samodzielności. Zauważ, że im większa odpowiedzialność na nas spoczywa tym ostrożniej podchodzimy do zadanie jakie przed nami stoi.

Jak się za to zabrać?

 

Poniżej przedstawiam Ci 5 prostych kroków by odpowiednio delegować zadania. Może teraz nie masz pod są ludzi ale kto wie? Może kiedyś? : )

KROK I 

Dokładnie określ zakres obowiązków w danym projekcie – Jakie spełnia warunki, które pozwalają powierzyć zadanie danemu pracownikowi? Z jakich etapów się składa? Co jest najtrudniejsze? Na co trzeba zwrócić uwagę? Szczerze odpowiedz na te pytania i przejdź do następnego kroku.

KROK II 

Zastanów się dlaczego akurat ta osoba / ten zespół ma wykonać to zadanie – Oczywiście bywa tak, że nie masz wyboru. Twój zespół otrzymał takie a nie inne zadanie, które trzeba zrobić i tyle. Jednak możesz rozdzielić poszczególne zadania projektu na danych członków zespołu. Jeśli dobrze znasz swoją drużynę to wiesz kto jakie posiada kompetencje by wykonać dane zlecenie. Ta wiedza może okazać się niezbędna – zadbaj o nią! Postaraj się wyjaśnić dlaczego danej osobie delegujesz to zadanie, przedstaw jej jak – to zadanie – wpływa na rozwój projektu (co za tym idzie: firmy). Musisz mieć 100% pewność, że twoi ludzie wiedzą co robią – w razie wątpliwości – wyjaśnij. Jeśli nie uzyskasz 100% gwarancji – nie deleguj albo spróbuj znaleźć przyczynę niepewności.

KROK III

Twoja drużyna musi znać cel, do którego razem dążycie oraz kryteria według, których będziecie oceniani po zakończonym projekcie. Wyjaśnij jakie założenia musicie spełnić by zrealizować wszystkie wymagania. Poproś o feedback i upewnij się, że twoje słowa zostały zrozumiane. Zastanów się nad potrzebami Twojego zespołu – wyposażenie, dodatkowa wiedza, burza mózgów, codzienne podsumowanie działań itp.

W tym kroku ustalasz również zakres kompetencji. Jak on wygląda? Ma on złożoną formułę, która ewoluuje z czasem. W pierwszych etapach projektu przekazujesz informacje typu: „Działaj według poleceń”, „Czekaj na dalsze instrukcje”. Z czasem zwiększasz zakres samodzielności: „Zastanów się nad danym problemem i następnie wspólnie podejmiemy decyzję co zrobimy dalej” czy „Zanim wcielisz swój plan w życie, poczekaj na moją aprobatę”. Możesz również całkowicie otworzyć zakres samodzielności mówiąc: „Decyzja należy do Ciebie – sam decyduj kiedy i jakie podjąć działania – odpowiedzialność spoczywa na Tobie”.

KROK IV 

Jeśli termin realizacji projektu jest elastyczny to – razem z grupą – ustal go tak by został czas na ewentualne poprawki i dopięcie wszystkich założeń. Jeżeli dostaliście z góry ustalony deadline to spróbuj zostawić sobie bufor czasowy, który da Ci czas na przeanalizowanie całego projektu oraz wniesienie ewentualnych poprawek. Wprowadź również jasne zasady oceny i kontroli działań w projekcie – w przeciwnym razie dana osoba może odnieść wrażenie, że co krok krytycznie oceniamy jej pracę. Postaraj się rozwiać wszelkie wątpliwości .

KROK V 

Co kilka dni (np. wybrany dzień w tygodniu) informuj grupę / osobę, której powierzyłeś odpowiedzialność jak ją oceniasz. Szczera i konstruktywna ocena wniesie więcej niż kłamstwo. Przeanalizuj działania i rozwiej ewentualne wątpliwości. Pokaż, że Ci zależy! Bo zależy, no nie? : )

 

Mam nadzieję, że jeżeli przyjdzie Ci delegować zadania to powyższe wskazówki pomogą Ci umiejętnie poprowadzić grupę do celu!

 

Do usłyszenia!

 

#ADVie

 

10 odpowiedzi do “Jak rozdzielać zadania?”

  1. Bardzo przydatny wpis! W końcu coś ambitniejszego niż „makijaż na wiosnę”

    1. Dziękuję! Mam nadzieję, że gdy przyjdzie Ci podzielić się pracą to już będziesz wiedzieć jak to robić : )
      Pozdrawiam,

  2. Zgadzam się z tym, że Dyrektorem nie zostaje się z przypadku. To niesie za sobą wiele przywilejów ale też ogromną odpowiedzialność. Żeby być dobrym managerem trzeba poświęcić sporo czasu i każda wiedza się przyda. Twój wpis bardzo przydatny również dla nie-team liderów, bo zawsze można takie umiejętności ćwiczyć w domu, np. na mężu 😉

  3. Ciężko jest być szefem osób, które wcześniej były twoimi kolegami/koleżankami z pracy. Ja miałem taką sytuację. Delegowanie obowiązków nie jest wtedy też łatwe.

    1. W takich sytuacjach warto udać się do coacha wewnętrznego (jeżeli w firmie taki jest) a jak nie to udać się do przełożonego i porozmawiać z nim na ten temat – komuś się może wydawać, że to nie ma sensu a jest to ważna kwestia, która wpływa na efektywność dalszej współpracy.
      Pozdrawiam : )

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *